1. Digitalisierung wird zum zentralen Wettbewerbsfaktor
Odoo ist das führende open source ERP-System, das CRM und alle wichtigen ERP Funktionen in einer Software vollständig und nahtlos integriert.
Neben Odoo gibt es aber auch noch eine ganze Reihe anderer sinnvoller ERP-Systeme, die für Dich relevant sein könnten.
In diesem Artikel erfährst Du:
- Warum Prozessdigitalisierung und -automatisierung gerade für KMUs immer wichtiger wird.
- Welche Kriterien bei der Auswahl einer Business-Software / eines ERP-Systems wichtig sind.
- Welche Fallstricke Du ganz einfach vermeiden solltest.
So stellst Du sicher, dass dein Digitalisierungsvorhaben schnell und einfach gelingt.
Neue Herausforderungen für den Mittelstand
Noch viel zu wenig ERP-Systeme auf Basis einer strategischen Digitalplanung
Studien zufolge lässt sich zwar erkennen, dass sich 4 von 5 Unternehmen (KMU) bereits grundsätzlich mit Digitalisierung beschäftigen. Dennoch zeigt der EU-Index für digitale Intensität (Stand 2022, Quelle: Bundesnetzagentur) aktuell noch kein rosiges Bild und deutlichen Handlungsbedarf für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland auf. Insbesondere fehlt in über 80% aller Fälle eine strategische Perspektive des digitalen Zielbildes.
2. Bedeutung von ERP-Systemen im zukünftigen Wettbewerb
Im Index werden wichtige Enabler-Technologien wie z.B. der Einsatz eines ERP-Softwarepaketes sowie die Nutzung eines CRM-Systems herangezogen.
Neben diesen wichtigen Indikatoren werden aber auch Mindestanforderungen wie z.B. der Nutzungsgrad von Mitarbeitern von Computern für geschäftliche Zwecke sowie Mindestanforderungen an Bandbreite (30 Mb/s), etc. erfasst.
- IoT in die Geschäftsprozesse
- hochwertigen oder fortschrittlichen Cloud-Services
- Social Media in der Kommunikation
- AI-Technologien (Künstliche Intelligenz)
- Bedeutung von e-Commerce
Ein Enterprise Ressource Planning-System, abgekürzt als ERP, ist in Unternehmen zu finden, die ihre Informationssysteme konsequent auf ein computergestütztes System umgestellt haben. Ziel dieser Umstellung ist es, dass alle Fachbereiche miteinander vernetzt sind und so Informationen in Echtzeit austauschen können. Weiterhin kann in modernen Systemen die Kommunikation mit Kunden und Partnern genauso nahtlos integriert werden. Das steigert die Effizienz in den unternehmerischen Prozessabläufen.
Damit wird eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Bereichen ermöglicht und somit Zeit und Geld gespart.
Im Zuge des digitalen Fortschritts und des verschärfenden Wettbewerbsumfelds stellen ERP-Anwendungen eine strategische Säule des zukünftigen Unternehmenserfolgs dar.
Um hier nicht den Anschluss zu verlieren empfiehlt es sich eine durchdachte Strategie für die Digitalisierung zu erarbeiten. Diese sollte eine Priorisierung der Handlungsfelder enthalten um mit den wichtigsten Dingen zu starten und größtmöglichen ROI (Return on Investment) zu erlangen.
3. Propritäre Anbieter für ERP-Systeme
Das sind Unternehmen, bei denen der Quellcode für das ERP-System nicht verfügbar gemacht wird. Partner und Agenturen können Geschäftsprozesse mit hohem Aufwand an die unternehmerischen Bedürfnisse anpassen. Das führt in der Regel zu sehr hohen Initial-Kosten in der Einführung. Auch dauert die Phase bis zum vollständigen Betrieb meist sehr lange, da die Systeme eine hohe Komplexität aufweisen. Das macht das Verwalten von solchen individualisierten Systemen schwierig und aufwändig.
Generell ist der Funktionsumfang im besten Fall modular gehalten. Dieser reicht von der Buchhaltung, über die Rechnungsstellung, CRM, MRP, bis zur Logistik und Lagerverwaltung.
Bekannte Anbieter sind z.B.
- SAP,
- Sage,
- MS-Dynamics,
- Oracle
- u.v.m.
Vorteile:
- Es gibt gerade bei den Branchen-Riesen ein großes Netzwerk an Partnern für die Umsetzung
- Großer Funktionsumfang für alle Unternehmensbereiche
- Mittlerweile fast durchgängig auch cloud-basierte SaaS-Angebote
Nachteile:
- Sehr teuer im Vergleich (Initial und auch Lizenzgebühren)
- Lange Einrichtungszeiten (oft Jahre) bis zum reibungslosen Betrieb
- Relativ starr und inflexibel
- Hosting nicht durchgängig auf deutschen cloud-Servern
- Kompliziert und aufwändig in der Anwendung
4. Odoo open source ERP
Bei Odoo ist der Quell-Code des ERPs verfügbar. Das hat den großen Vorteil, dass sich eine Community gebildet hat und die Qualität durch viele unabhängige Experten sichergestellt wird.
Odoo ist das mit Abstand erfolgreichste open source ERP weltweit. So wurden um die odoo Kernmodule mittlerweile über 26.000 Apps entwickelt, welche im App Store bezogen werden können.
Neben dieser großen Community von weltweit führenden Entwicklern wird das odoo ERP ständig von über 1600 Entwicklern bei Odoo seblst weiter entwickelt. Somit bietet odoo bereits heute einen Funktionsumfang, der es locker mit den großen Namen wie SAP, MS Dynamics und Oracle aufnehmen kann.
Es wurde von Anfang an größten Wert auf einfache Anwendung (Usability) und hohen Business-Scope gelegt. Das bedeuted, dass die unternehmerischen Aufgaben effektiv und effizient in vollem Maße erfüllt werden können.
Odoo bietet neben der öffentliche verfügbaren Version noch weitere Funktionen (odoo enterprise) an. Her steht der source-code nur den odoo-Partnern zur Verfügung.
Nachteile:
- Weniger bekannt im deutschsprachigen Raum
- Weniger Partner im Vergleich
- Oft on-premise Installationen auf firmeninternen Servern
Vorteile:
- Hoher Funktionsumfang
- Unbegrenzte Möglichkeiten der Individualisierung
- Geringe Kosten (Anschaffung und Betrieb)
- Schneller Ramp-Up bis zum produktiv einsetzbaren ERP system
- Zukunftssicherheit
- Sicherheit durch ständiges Review von unabhängigen SW-Experten
- Mittlerweile auch als SaaS Lösung auf deutschen cloud-Servern verfügbar
Neben odoo gibt es natürlich auch noch weitere open source ERP Systeme. Im Vergleich ist odoo hier aber führend und deshalb wird in diesem Artikeln nicht weiter auf andere Varianten eingegangen.
5. Durchdachte Digitalisierung mit einem ERP System sichert zukünftigen Erfolg
5.1 Zukunftsfähigkeit
Im Zuge der Digitalisierung ergibt sich für KMUs und Mittelstand eine große Chance. Durch die Nutzung eines passenden ERP-Systems können bestehende Prozesse maßgeblich verschlankt, optimiert und automatisiert werden. So werden Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle wiederum gewinnbringend genutzt werden können.
So stellt die Digitalisierung im Allgemeinen oder konkreter – die Nutzung eines geeigneten ERP-Systems – eine große Chance für KMUs dar, durch die sie mittel- und langfristig in einem hart umkämpften Markt deutlich profitabler operieren können, wie die nicht-digitale Konkurrenten.
Doch welches ERP-System passt denn nun am besten zu mir?
Im Folgenden werden zur Beantwortung dieser Frage wichtige Kriterien beschrieben, an denen unterschiedliche ERP Systeme für KMUs und Mittelständler bewertet und verglichen werden können:
5.1 Zukunftsfähigkeit
Ist ein ERP-System skalierbar bedeutet dies, dass es sich sich verändernden Anforderungen in Bezug auf die Größe des Unternehmens anpassen kann. Einige kleine und mittelständische Unternehmen befinden sich an der Schwelle zu großen Unternehmen mit internationaler Ausrichtung. Zudem ist es möglich, dass KMU in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit Ressourcen einsparen und Personal reduzieren müssen.
Ein modulares und skalierbares System ist in der Lage, sich diesen Umständen anzupassen. Die Anpassbarkeit bezieht sich sowohl auf die Anzahl der Nutzer, als auf den Funktionsumfang. Besonders leicht lässt sich das bei cloud-basierten ERP-System umsetzen. Bei Bedarf können zusätzliche User bzw. zusätzliche Funktionen kinderleicht einfach dazu gebucht bzw. entfernt werden.
Im Kontext der Zukunftssicherheit ist ein open-source System immer die bessere Wahl, denn der Quellcode steht jederzeit zur Verfügung und es kann so immer sichergestellt werden, dass das eigene Unternehmen damit beliebig lange und völlig unabhängig betrieben wird.
5.2 Nutzerfreundlichkeit
Hier loht es sich, der Blick auf Odoo, denn von Anfang an wurde großer Wert auf Benutzerfreundlichkeit und Usability gelegt. Alle Module wie CRM, Projektmanagement, Rechnungsstellung, Fertigung, Buchhaltung, Lager, Einkauf u.v.m verfügen über ein einfaches und intuitives User-Interface. In kürzester Zeit können Mitarbeiter so effektiv mit dem den neuen Geschäftsanwendungen arbeiten.
Im Gegensatz dazu sind die meisten großen, teuren ERP-Systeme auf die Geschäftsanforderungen großer Konzerne ausgerichtet. Das geht zu Lasten der Nutzerfreundlichkeit. Das ist für Groß-Konzerne oft nicht entscheidend, denn Mitarbeiter werden hier auf intensive Schulungen geschickt und kommen den komplizierten System so auch zurecht.
Für KMUs lohnt es sich hier aber auf ERP-Anwendungen zu setzen, die in Punkto Usability punkten können.
5.3 Sicherheit
Sicherheit lässt sich in zwei Bereiche zerlegen. Zum einen geht es darum unerlaubten Zugriff auf Daten zu verhindern und zum anderen ist es ebenso wichtig Daten nicht zu verlieren.
Deshalb sollte bei der Auswahl eines ERP-Systems auf folgendes geachtet werden:
- Hosting auf deutschen cloud-servern oder on-premise (eigener Server)
- Security Maßnahmen wie Datenverschlüsselung und 2FA (Zwei-Faktor-Authentifizierung)
- Regelmäßige Updates
- Security Tests und durchgängiges Monitoring
- Starke Firewall
- Ausgefeiltes und feingliedriges Rollen-/Rechte-System
- Regelmäßige und automatisierte Datenbackups
- Kompetenter Partner mit kurzer Response Time
Professioneller ERP-Betrieb auf deutschen Cloud Servern ist sicherheitstechnisch firmeninternen Servern in fast allen Fällen überlegen.
5.4 ROI, bzw. Kosten und Nutzen
Die Erwartungen an den ROI bei der ERP-Einführung sind umfangreich und vielfältig. Neben Produktivitätsgewinnen sollen auch Kosteneinsparungen sichtbar werden. Für die Bewertung der Kostenseite ist eine Total Cost of Ownershop betrachtung nötig. Nur so erhält man eine ganzheitliche Perspektive der Kosten.
Dazu sollten sämtliche Kosten und Gebühren, die mit der Lizenzierung von Software über deren Lebensdauer verbunden sind, einschließlich des Betriebs eines Serverraums mit Klima- und Sicherheitstechnologien, Hardware und Backup-Technologie, Update- und Wartungskosten, Schulungs- und Weiterbildungsgebühren, Beratungs- und Implementierungsgebühren sowie Abonnementkosten für den Betrieb eines flexiblen cloudbasierten ERP-Systems mit einbezogen werden.
Auf der Nutzen-Seite stehen:
- Kostensenkung durch Effizienzsteigerung und Verbesserung der Produktivität
- Umsatzsteigerungen durch besseres Kundenerlebnis
- Rückgewinnung wertvoller Zeit für Mitarbeiter
Cloud-Lösungen mit günstigen Lizenzgebühren und großem Business-Scope des ERPs verbessern die ROI Rechnung erheblich und so ist es nicht ungewöhnlich, dass sich die Investitionen bereits innerhalb des ersten Jahres wieder auszahlen. Bei teuren Systemen ist diese Zeit deutlich größer.
5.5 Zeit bis zum produktiven Betrieb
Im Kern geht es doch darum so schnell wie möglich mit dem neuen System den alten Prozess abzulösen. Dabei soll mit minimalen Aufwand auf Kunden-/Unternehmensseite der reibungslose Transfer zur neuen Lösung erfolgen.
Schauen wir und das mal am Beispiel Odoo an:
Man sollte nicht alle Odoo 30 Hauptanwendungen auf einmal angehen, sondern zunächst den Geschäftsprozess identifizieren der die größten Pain-Points – und damit auch Kosten – in der täglichen Arbeit verursacht.
In der open-source software odoo mit den flexiblen Modulen ist es möglich, hier schrittweise vorzugehen und die Schnittstellen zu bestehenden Systemen lassen sich anpassen. Odoo wächst mit ihrem Unternehmen und den jeweils am dringendsten benötigen Features.
Durch den Cloud-Hosting Ansatz des Odoo-Systems lassen sich einzelne Funktionalitäten wie Lagerhaltung, Manufacturing, Finanzbuchhaltung, … oder Einkauf an die Workflows von Unternehmen jeder Größenordnung anpassen.
Und all das in kürzester Zeit.
5.6 Vollständig integriertes System großem Funktionsumfang
Die Odoo-Funktionen können die Geschäftsprozesse von kleinen bis zu großen Unternehmen perfekt abdecken. Der gesamte Kern des Systems basiert auf einem einzigen Datenmodell. So gehören Redundanzen oder Probleme mit Schnittstellen eindeutig der Vergangenheit an.
Hierzu nochmal ein kleines Beispiel:
Das Verkaufsmodul generiert einen Request ans Lager-Modul und schon wird der Warenfluss aktualisiert und ggf. eine Nachbestellung völlig automatisiert angestoßen. Genauso kann aus dem CRM ein Angebot erstellt werden, welches direkt im Verkauf sichtbar ist.
So macht Zusammenarbeit Sinn und vor allem Spaß!
5.7 Kompetenter Ansprechpartner
Achte bei der Wahl deines ERPs auch darauf, dass du einen Anbieter (Partner) wählst, der für dich verfügbar ist. So können Probleme häufig in wenigen Minuten geklärt werden, anstatt tagelang auf Antwort zu warten.
Genauso sind individuelle Wünsche umsetzbar. Ein starker Partner an deiner Seite ist extrem wichtig für dich, denn so kannst du dich um das Wesentliche kümmern:
Den Ausbau deines Geschäftes!
6. Was ist Odoo denn nun genau?
Das Entwicklerteam von odoo schaffte das quasi Unmögliche – eine großartige Benutzerfreundlichkeit mit hohen Business-Scope zu kombinieren. Der modulare Aufbau des open-source ERPs erzeugt für kleine bis hin zu großen Unternehmen täglich enormen Nutzen und große Einsparungen.
Über 7 Millionen aktive Nutzer weltweit profitieren täglich von diesem genialen Ansatz.
Im deutschsprachigen Raum ist odoo allerdings noch nicht sehr bekannt. Dennoch wächst der Markanteil von Odoo aufgrund der offensichtlichen Vorteile überdurchschnittlich stark im Vergleich zum restlichen ERP Markt.
Hinter der Software steckt ein Team von über 1600 Entwicklern, die täglich an der Optimierung und Weiterentwicklung arbeiten.
Hier liegt der Fokus auf einer genialen Software – die Firmen hilft – anstatt auf teurem Marketing.
7. Warum solltest Du Odoo ERP für Dein Unternehmen nutzen?
- mit der sich ein hoher ROI erreichen lässt (geringe Kosten und hoher Business-Nutzen)
- die innerhalb weniger Wochen bei Dir voll produktiv genutzt werden kann
- die sich intuitiv und einfach bedienen lässt
- die modular aufgebaut ist und so genau den benötigten Funktionsumfang abdeckt
- die skalierbar ist von einem Mitarbeiter bis zum tausenden Mitarbeitern
- die sicher in der deutschen Cloud läuft
- bei der du einen kompetenten Partner als Ansprechpartner hast
- die durch den open-source Ansatz zu 100% zukunftssicher und anpassbar ist
Bei der Umstellung entstehen für dich nur minimale Aufwände. Die Übertragung deiner bestehenden Daten und Funktionen erfolgt im Hintergrund durch unser Spezial-Team, so dass Du dich einfach zurücklehnen kannst, bis alles für dich und deine Teams fertig eingerichtet wurde.
So bleibst Du ohne Unterbrechung arbeitsfähig und kannst die zurückgewonnene Zeit wieder für dein Kern-Geschäft einsetzten.
8. Voll integriertes CRM
Ein CRM ist eine der wichtigsten unternehmerischen Anwendungen. Odoos CRM ist sehr strukturiert aufgebaut und besticht durch eine einfache und intuitive Bedienbarkeit. Weiterhin können Teams grenzenlos und völlig ortsunabhängig im Vertrieb zusammenarbeiten und Leads in Kunden verwandeln.
- dem Verkaufs und Angebots-Modul
- dem Buchhaltungs-Modul,
- der digiltalen Unterschriften-APP
- dem E-Mail-Marketing
- einem detailliert konfigurierbaren Aufgabenmanagement
- einem Teamchat zur optimalen Zusammenarbeit
- es können direkt zu jeder Chance Dokumente angehangen werden
- dem Kontaktmanagement
- einer Umfangreichen Berichts- und Auswertefunktion
- u.v.m.
Verpasse niemals mehr eine Geschäftsmöglichkeit, weil Aufgaben vergessen wurden oder Teams nicht richtig zusammengearbeitet haben.
Mit dem Odoo CRM erlebst du eine eine ganz neue Dimension des Kundenmanagements. Nutzte die Chancen dieser genialen Anwendung noch heute!
9. Buchhaltung - intuitiv alles im Blick
Teure Buchhaltungsprogramme, die keiner versteht, gehören der Vergangenheit an. Dieses Odoo Kern-Modul besticht einerseits durch das sehr durchdachte Dashboard und durch den extrem großen Funktionsumfang. Buchhalter finden alles was es für eine moderne Finanzbuchhaltung braucht.
Mit einem Knopfdruck lassen sich alle wichtigen Berichte für die Geschäftsführung generieren.
So hast du deine Finanzen immer im Griff.
10. Projektmanagement das funktioniert
Woran viele große Anbieter gescheitert sind, findet man endlich in einer einzelnen App. Durch die Nutzung von Odoo Projektmanagement hat man als Projektleiter nicht nur die Termine und Aufgaben sicher im Blick, sondern man erhält auch zusätzlich immer die aktuellen Kosten und angefallenen Stunden im Team.
Mitarbeiter schreiben mit der integrierten Zeiterfassung (Stundenzettel) alle Aufwände auf die geplanten Aufgaben. Per Knopfdruck kann die Planung mit dem aktuellen Status verglichen und auch geleistete Umfänge direkt für die Rechnung freigeben werden.
Endlich keine Stunden mehr vergessen die abrechenbar gewesen wären.
Aber das ist noch lange nicht alles! In der intuitiven Kanban-View sieht man alle Aufgaben und auch sofort welche davon die Termine überschritten haben.
Eine Task ist in Odoo aber viel mehr als nur eine Card-im Kanban:
In den Tasks kann im Team hervorragend zusammengearbeitet und kommuniziert werden werden. Es können wichtige Dokumente direkt an die Aufgaben angehängt werden, Tags können vergeben werden und es können zusätzlich auch Unteraufgaben erstellt werden. Die Zeiterfassung ist ebenfalls vollständig integriert.
11. Betrieb auf deutschen Cloud Servern
Der Trend für moderne Unternehmenssoftware geht aus gutem Grund in Richtung Cloud.
Wer hat schon das Geld, sich eine IT-Abteilung zu leisten die alle DevOps Aufgaben vollständig wahrnimmt. Dies findet man vereinzelt in großen Konzernen. Aus Kostengründen macht es aber viel mehr Sinn, wenn sich Unternehmen voll und ganz auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren.
Der Betrieb der der Enterprise-Software wird dann Spezialisten überlassen, die sich täglich mit den neusten Standards, Tools und Updates beschäftigen um alle Systeme sicher, fehlerfrei und hochverfügbar bereitzustellen.
Es sollte aber auf jeden Fall darauf geachtet werden, dass der Betrieb vollständig auf deutschen Cloud-Servern erfolgt.
Im Zweifel bitte immer nachfragen in welchem Rechenzentrum die eigene Instanz denn genau läuft.
Sollte der Anbieter hier nicht klar aussagekräftig sein, lautet die klare Empfehlung: Finger weg!
Unser Rechenzentrum liegt übrigens in Limburg, in der Nähe von Frankfurt.
12. Odoos Apps und Module
Neben den Kernanwendungen – welche alle unternehmerischen Bereiche abdecken – gibt es mittlerweile über 26.000 Apps, die von Odoo Partnern oder unabhängigen Entwicklern für das Odoo System entwickelt wurden.
Hier kommt Vorteil des Odoo open source Ansatz nun vollständig zu tragen. Jedes Modul ist verfügbar, einsehbar und es gibt große Zusammenschlüsse wie z.B. odoo s.a, welche extrem hochwertige und umfangreiche Module bereitstellen. Viele Funktionen sind so 1:1 in der Community Edition als auch in der Enterprise Edition verfügbar.
Eine riesiger Fundus für moderne Softwarelösungen, die vollständige Automatisierungen in mittelständischen Betrieben möglich macht.
FAQs?
Soll ich den Website Builder und das integrierte eCommerce verwenden?
Generell lautet die Empfehlung Website und Online-Shop vom Enterprise Ressource Planning System zu entkoppeln.
Stattdessen ist eine skalierbare Website mit WordPress schnell und kostengünstig erstellbar. Auch für den Webshop kann mit WooCommerce schon sehr viel erreicht werden. Sollte das mal nicht ausreichen, gibt es umfangreiche Webshop-Systeme wie z.B. Magento.
Die Trennung von hochfrequent besuchten Seiten vom Herzstück des Unternehmens macht aus sicherheitstechnischen Betrachtungen Sinn.
Stattdessen empfehlen wir die Nutzung von entsprechenden Interfaces zur Synchronisation.
Was ist der Unterschied zwischen der Community- und Enterprise-Version?
In der Enterprise Version sind einige wenige Core-Module enthalten, die nicht Teil der Community-Version sind. Das sind z.B. Stundennachweis, die digitale Unterschrift und das Dokumentenmanagement.
Wie weit kann ich meine Prozesse mit Odoo automatisieren?
Im Grunde gibt es keine technischen Grenzen der Automatisierung.
Prozesse vollständig zu automatisieren macht aber nicht immer Sinn.
Aus diesem Grund sollte eine erfahrener Prozessberater die Geschäftsprozesse zuvor genau unter die Lupe nehmen und den jeweils optimalen Automatisierungsgrad ermitteln. Das ist stark abhängig von der individuellen Situation beim Kunden.